E-Rechnung-Pflicht für kleine Unternehmen: Fristen, Formate und Umsetzung

Die E-Rechnung ist für viele kleine Betriebe eines dieser Themen, die man vor sich herschiebt, weil sie nach Buchhaltung und Bürokratie klingen. Dabei ist ein Teil der Pflicht bereits seit dem 1. Januar 2025 in Kraft, und die nächsten Stichtage rücken näher. In diesem Artikel erklären wir, was eine E-Rechnung ist, welche Fristen für Sie gelten und wie Sie die Umstellung ohne Hektik organisieren.

Vorab ein wichtiger Hinweis: Wir sind ein IT-Betrieb, keine Steuerkanzlei. Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick über die Regelungen im Umsatzsteuergesetz und die Hinweise des Bundesfinanzministeriums. Für Ihren konkreten Fall sprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.

Was ist eine E-Rechnung überhaupt?

Viele Betriebe verschicken ihre Rechnungen schon lange per E-Mail, meist als PDF. Das ist aber keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine Software automatisch auslesen kann. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931.

Der Unterschied in der Praxis: Ein PDF ist ein Bild einer Rechnung. Ein Mensch muss es lesen und die Beträge abtippen. Eine E-Rechnung enthält die Daten maschinenlesbar, etwa als XML-Datei. Ihre Buchhaltungssoftware kann Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze und Bankverbindung direkt übernehmen.

Die gängigen Formate: XRechnung und ZUGFeRD

In Deutschland haben sich zwei Formate durchgesetzt:

• XRechnung: eine reine XML-Datei. Sie ist für Menschen ohne passende Software kaum lesbar, wird aber von Buchhaltungsprogrammen problemlos verarbeitet. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist sie seit Jahren üblich.
• ZUGFeRD: ein hybrides Format. Es besteht aus einem normalen, lesbaren PDF, in das eine XML-Datei mit den strukturierten Daten eingebettet ist. Das ist für viele kleine Betriebe der angenehmste Weg, weil der Empfänger die Rechnung auch ohne Spezialsoftware ansehen kann.

Wichtig bei ZUGFeRD: Nach den Hinweisen des Bundesfinanzministeriums gilt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als E-Rechnung, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL, weil diese keine vollständigen Rechnungsdaten enthalten. Achten Sie bei Ihrer Software also darauf, mindestens das Profil EN 16931 (früher „Comfort“) zu nutzen.

Die Fristen im Überblick

Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen, also den B2B-Bereich. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.

Empfangen: seit 2025 für alle Pflicht

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das gilt unabhängig von der Größe, also auch für Einzelunternehmer, Praxen und Kleinunternehmer. Ein Lieferant darf Ihnen also eine E-Rechnung schicken, und Sie können sie nicht mit dem Wunsch nach Papier zurückweisen.

Die gute Nachricht: Für den Empfang reicht nach Auffassung der Finanzverwaltung bereits ein E-Mail-Postfach. Entscheidend ist, dass Sie die XML-Daten anschließend lesen, prüfen und aufbewahren können.

Versenden: Übergangsfristen bis Ende 2026 bzw. 2027

Für das Ausstellen gibt es Übergangsfristen:

• Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen weiterhin Papierrechnungen verschicken. Andere elektronische Formate wie ein einfaches PDF sind erlaubt, wenn der Empfänger zustimmt.
• Im Jahr 2027 gilt diese Übergangsregel nur noch für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr 800.000 € nicht überstiegen hat. Wer 2026 darüber lag, muss ab Januar 2027 E-Rechnungen an andere Unternehmen ausstellen.
• Ab dem 1. Januar 2028 müssen grundsätzlich alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen.

Für viele Handwerksbetriebe und Selbstständige in Nordhessen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € bedeutet das: Sie haben bis Ende 2027 Zeit. Es spricht aber viel dafür, die Umstellung nicht auf Dezember 2027 zu legen, sondern sie in Ruhe vorher zu testen.

Ausnahmen: Wer muss keine E-Rechnung schreiben?

Es gibt einige Ausnahmen beim Versand. Den Empfang betreffen sie nicht.

• Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, ist von der Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen ausgenommen. Seit 2025 liegen die Grenzen bei 25.000 € Umsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr. Empfangen können müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen trotzdem.
• Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen bis 250 € brutto dürfen weiterhin auf Papier oder als PDF ausgestellt werden, etwa ein Beleg über Kleinmaterial.
• Fahrausweise: Auch hier bleibt es bei der bisherigen Form.
• Rechnungen an Privatkunden: Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen. Der Malerbetrieb, der für eine Privatperson streicht, darf weiterhin eine normale Rechnung schreiben.

Ein typischer Fall aus dem Alltag: Ein Elektriker arbeitet zur Hälfte für Privatkunden und zur Hälfte für Hausverwaltungen. Für die Privatkunden ändert sich nichts. Die Rechnungen an die Hausverwaltungen müssen spätestens ab 2028 als E-Rechnung rausgehen, wenn der Umsatz unter 800.000 € liegt.

So setzen Sie die E-Rechnung praktisch um

Schritt 1: Bestandsaufnahme

Klären Sie zuerst, wie Rechnungen heute bei Ihnen entstehen und ankommen:

• Mit welchem Programm schreiben Sie Rechnungen? Word, Excel, eine Handwerkersoftware, ein Online-Buchhaltungstool?
• Wie viele Ihrer Rechnungen gehen an Unternehmen, wie viele an Privatkunden?
• Wo landen eingehende Rechnungen? In einem gemeinsamen Postfach, bei einzelnen Mitarbeitenden, auf Papier?
• Wie arbeiten Sie mit Ihrem Steuerberater zusammen, etwa über DATEV?

Schritt 2: Empfang sauber organisieren

Richten Sie eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungen ein, zum Beispiel rechnung@ihrbetrieb.de, und teilen Sie sie Ihren Lieferanten mit. So landen Rechnungen nicht verstreut in persönlichen Postfächern. Wie Sie solche Adressen unter Ihrer eigenen Domain einrichten, lesen Sie in unserem Beitrag zur eigenen Domain und E-Mail-Adresse.

Dann brauchen Sie ein Programm, das XRechnungen lesbar darstellt. Viele Buchhaltungsprogramme können das inzwischen, außerdem gibt es kostenlose Viewer. Testen Sie das mit einer Beispielrechnung, bevor die erste echte XRechnung ankommt.

Schritt 3: Rechnungsprogramm prüfen

Für den Versand ist die zentrale Frage: Kann Ihr Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD im Profil EN 16931 erzeugen? Wer Rechnungen bisher in Word oder Excel schreibt, wird um eine Umstellung kaum herumkommen. Ein daraus erzeugtes PDF enthält keine strukturierten Daten und ist deshalb keine E-Rechnung.

Achten Sie bei der Auswahl einer Software auf:

• Export als XRechnung und ZUGFeRD
• Schnittstelle zu Ihrem Steuerberater
• Unterstützung beim Prüfen eingehender E-Rechnungen
• revisionssichere Archivierung oder Export in ein Archiv

Schritt 4: Archivierung klären

Bei einer E-Rechnung ist die strukturierte XML-Datei das maßgebliche Original, nicht der Ausdruck und nicht die Bildansicht. Sie muss unveränderbar und auffindbar aufbewahrt werden, nach den Grundsätzen der GoBD. Ausdrucken und Abheften reicht nicht. Welche Aufbewahrungsfristen für Ihre Belege gelten, klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater. Denken Sie auch an eine funktionierende Datensicherung, denn ein Archiv, das nur auf einem einzigen Rechner liegt, ist kein Archiv.

Schritt 5: Testlauf vor dem Stichtag

Schicken Sie einige Rechnungen an Geschäftskunden schon jetzt probeweise als ZUGFeRD. Fragen Sie nach, ob die Daten bei Ihren Kunden sauber ankommen. So finden Sie Fehler, etwa fehlende Pflichtangaben oder falsche Steuerschlüssel, während Papier noch erlaubt ist.

Häufige Missverständnisse

• „Ein PDF per Mail ist doch elektronisch.“ Ja, aber es ist keine E-Rechnung. Ab den genannten Stichtagen reicht es im B2B-Bereich nicht mehr.
• „Als Kleinunternehmer betrifft mich das nicht.“ Beim Versand stimmt das, beim Empfang nicht.
• „Ich brauche dafür eine teure Spezialsoftware.“ Nicht unbedingt. Viele verbreitete Buchhaltungs- und Handwerkerprogramme unterstützen die Formate bereits. Oft genügt ein Update oder ein anderer Tarif.

Die E-Rechnung ist am Ende ein Baustein der Digitalisierung im Kleinunternehmen. Wer ohnehin plant, Abläufe zu vereinfachen, kann die Umstellung als Anlass nehmen, die gesamte Rechnungsablage aufzuräumen.

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