Eigene Domain und professionelle E-Mail-Adresse: So richten Selbstständige beides richtig ein

Ein Angebot von „malermeister.schmidt87@gmail.com“ wirkt anders als eines von „info@maler-schmidt.de“. Die eigene Domain ist für Selbstständige und kleine Betriebe die Grundlage für Website und E-Mail, und sie gehört Ihnen, unabhängig davon, bei welchem Anbieter Sie gerade sind. In diesem Artikel zeigen wir, wie Sie eine passende Domain finden, wie Sie das Postfach einrichten und welche technischen Einträge nötig sind, damit Ihre Mails beim Empfänger ankommen statt im Spam-Ordner.

Schritt 1: Die passende Domain wählen

Kurz, eindeutig, am Telefon buchstabierbar

Eine gute Domain lässt sich einmal hören und dann richtig eintippen. Testen Sie Ihren Favoriten, indem Sie ihn jemandem am Telefon diktieren. Wenn Rückfragen kommen („mit Bindestrich oder ohne?“, „ä oder ae?“), ist das ein Warnsignal.

Bewährte Regeln:

• Firmenname oder Name plus Leistung: zum Beispiel „schmidt-malerbetrieb.de“ oder „praxis-weber.de“
• Ortsbezug nur, wenn er dauerhaft passt: „elektro-kassel.de“ ist stark, solange Sie nicht umziehen oder ins Umland expandieren
• Höchstens ein Bindestrich: mehrere wirken unseriös und werden vergessen
• Keine Zahlen, außer sie gehören zum Namen
• Umlaute vermeiden oder doppelt sichern: .de-Domains mit Umlauten sind möglich, viele Menschen tippen aber trotzdem „ae“. Wer „müller-bau.de“ nimmt, sollte „mueller-bau.de“ mit registrieren und weiterleiten

Welche Endung?

Für Betriebe, die in Deutschland arbeiten, ist .de die naheliegende Wahl. Die Endung ist bekannt, wird von Kunden automatisch getippt und signalisiert einen deutschen Ansprechpartner. Eine .com-Adresse ist eher sinnvoll, wenn Sie international verkaufen. Neuere Endungen wie .shop oder .online sind möglich, werden aber seltener direkt eingetippt.

Prüfen Sie vor der Registrierung kurz, ob der Name markenrechtlich frei ist. Eine Suche im Register des Deutschen Patent- und Markenamts (DPMA) und eine einfache Google-Suche helfen, Ärger mit bestehenden Firmen zu vermeiden. Im Zweifel klärt ein Anwalt, ob eine Kollision droht.

Schritt 2: Domain registrieren

Die Vergabestelle für .de ist die DENIC eG in Frankfurt. Sie registrieren die Domain in der Regel aber nicht direkt dort, sondern über einen Anbieter (Registrar oder Hoster), der die Anmeldung für Sie übernimmt. Das ist häufig im Paket mit Webspace oder Postfach enthalten.

Worauf Sie achten sollten:

• Sie selbst als Domaininhaber: Als Inhaber sollte Ihr Name bzw. Ihre Firma eingetragen sein, nicht die Agentur, nicht der Neffe, der die Website gebaut hat. Wer als Inhaber eingetragen ist, entscheidet über die Domain
• Zugang zum Kundenkonto: Lassen Sie sich die Zugangsdaten zum Anbieterkonto geben und legen Sie sie in einem Passwortmanager ab. Mehr zum sicheren Umgang mit Zugängen lesen Sie in IT-Sicherheit für Kleinunternehmen
• Kündigungsfristen und Umzug: Ein seriöser Anbieter erlaubt den Umzug der Domain zu einem anderen Anbieter ohne Hürden
• Zugriff auf die DNS-Einstellungen: Sie brauchen die Möglichkeit, eigene DNS-Einträge zu setzen (MX, TXT, CNAME). Ohne das lassen sich weder ein externer Mailanbieter noch SPF/DKIM sauber einrichten

Die reinen Domainkosten für eine .de-Adresse sind meist überschaubar. Achten Sie eher auf Lockangebote, bei denen das erste Jahr günstig ist und der Preis danach deutlich steigt.

Schritt 3: Das E-Mail-Postfach einrichten

Für das Postfach gibt es im Wesentlichen drei Wege:

Welche Rolle solche Plattformen im Gesamtbild spielen, beschreiben wir in Cloud-Dienste für kleine Unternehmen.

Sinnvolle Adressen anlegen

• Persönliche Adressen wie vorname@ihre-domain.de oder v.nachname@ihre-domain.de für den direkten Kontakt
• Funktionsadressen wie info@, rechnung@ oder termine@ als Alias oder geteiltes Postfach. Wenn jemand ausscheidet oder krank ist, laufen die Mails trotzdem weiter
• Keine Sammel-Weiterleitung ins private Gmail: Weitergeleitete Mails scheitern häufig an den Prüfungen, die wir gleich beschreiben, und Geschäftspost liegt dann bei einem privaten Konto

Richten Sie das Postfach auf allen Geräten per IMAP oder über die App des Anbieters ein, damit gesendete und gelesene Mails überall gleich aussehen. Bei Postfächern mit Kundendaten gehört Zwei-Faktor-Anmeldung dazu.

Schritt 4: SPF, DKIM und DMARC, damit Mails ankommen

Dass ein Mailserver Ihre Mail annimmt, heißt noch nicht, dass sie im Posteingang landet. Große Anbieter wie Gmail, Outlook.com oder GMX prüfen, ob eine Mail wirklich von Ihrer Domain stammt. Google und Yahoo haben ihre Anforderungen an Absender seit 2024 deutlich verschärft: Gmail verlangt von jedem Absender mindestens SPF oder DKIM, von Massenversendern zusätzlich DMARC. Mails ohne diese Nachweise landen eher im Spam oder werden abgelehnt. Die drei Verfahren werden als DNS-Einträge bei Ihrer Domain hinterlegt.

SPF: Wer darf für Ihre Domain senden?

Der SPF-Eintrag ist ein TXT-Eintrag, der die Server auflistet, die Mails im Namen Ihrer Domain verschicken dürfen. Ein Beispiel:

v=spf1 include:_spf.ihr-mailanbieter.de -all

Wichtig: Es darf nur einen SPF-Eintrag pro Domain geben. Wer später zusätzlich einen Newsletter-Dienst oder ein Rechnungsprogramm mit Mailversand nutzt, ergänzt diesen in denselben Eintrag, statt einen zweiten anzulegen.

DKIM: Die digitale Unterschrift

Bei DKIM signiert Ihr Mailanbieter jede ausgehende Mail. Den passenden öffentlichen Schlüssel veröffentlichen Sie als DNS-Eintrag, den Ihnen der Anbieter vorgibt. Der Empfänger kann so prüfen, dass die Mail unterwegs nicht verändert wurde. In Microsoft 365 und Google Workspace muss DKIM in der Verwaltungsoberfläche aktiv eingeschaltet werden; es ist nicht immer von Anfang an aktiv.

DMARC: Die Regel für den Ernstfall

DMARC legt fest, was mit Mails passieren soll, die angeblich von Ihrer Domain kommen, aber SPF- und DKIM-Prüfung nicht bestehen. Ein vorsichtiger Start:

v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@ihre-domain.de

Mit „p=none“ wird zunächst nur beobachtet, und Sie erhalten Berichte. Wenn darin keine legitimen Absender mehr auftauchen, die durchfallen, können Sie schrittweise auf „p=quarantine“ (Spam-Ordner) und später „p=reject“ (ablehnen) gehen. Das schützt auch davor, dass Betrüger gefälschte Rechnungen in Ihrem Namen verschicken, ein Thema, das wir in IT-Sicherheit für Kleinunternehmen aufgreifen.

Prüfen, ob alles stimmt

Schicken Sie nach der Einrichtung eine Testmail an ein Gmail-Konto und öffnen Sie dort „Original anzeigen“. Bei SPF, DKIM und DMARC sollte jeweils „PASS“ stehen. Kostenlose Online-Prüfwerkzeuge zeigen zusätzlich, ob die DNS-Einträge korrekt veröffentlicht sind.

Typische Fehler aus der Praxis

• Domain auf den Dienstleister registriert: Beim Wechsel oder Streit hängt dann die gesamte Erreichbarkeit an einer fremden Person
• Domain verfällt, weil die Kreditkarte abgelaufen ist: Rechnungen des Anbieters gehen an eine alte Adresse, und plötzlich sind Website und Mail weg. Hinterlegen Sie eine aktuelle Rechnungsadresse und eine gültige Zahlungsart
• Zwei SPF-Einträge: Dann ist SPF insgesamt ungültig
• MX-Eintrag beim Anbieterwechsel vergessen: Mails laufen weiter ins alte Postfach, das niemand mehr liest
• Website-Kontaktformular verschickt Mails ohne Berechtigung: Das Formular nutzt einen Server, der nicht im SPF steht, und die Anfragen landen im Spam. Gerade nach einem Website-Relaunch lohnt hier ein Test
• Keine Sicherung des Postfachs: Auch E-Mails gehören in die Backup-Strategie, besonders wenn Angebote und Rechnungen darin liegen. Beachten Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Geschäftskorrespondenz; Details klärt Ihr Steuerberater

Kurze Checkliste

1. Domain-Name gewählt, am Telefon getestet, markenrechtlich grob geprüft
2. Domain auf Sie bzw. Ihre Firma registriert, Zugangsdaten gesichert
3. Postfach eingerichtet, Funktionsadressen angelegt, Zwei-Faktor-Anmeldung aktiv
4. MX, SPF, DKIM und DMARC gesetzt und mit einer Testmail geprüft
5. Zahlungsart und Rechnungsadresse beim Anbieter aktuell

Was Mousewerk übernehmen kann

Wir registrieren Domains auf Ihren Namen, richten Postfächer und Weiterleitungen ein, setzen SPF, DKIM und DMARC und prüfen, ob Website-Formulare und Rechnungsprogramme sauber zustellen. Wenn Ihre Mails heute schon im Spam landen, finden wir die Ursache. Mehr dazu unter IT-Support in Kassel und Webentwicklung in Kassel.

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