Microsoft 365 oder Google Workspace? Ein Vergleich für kleine Betriebe

Irgendwann reicht das Postfach vom Provider nicht mehr: Das Team braucht einen gemeinsamen Kalender, und die Kundendaten liegen nur auf dem Laptop des Chefs. Dann stehen fast alle kleinen Betriebe vor derselben Frage: Microsoft 365 oder Google Workspace?

Beide Pakete decken E-Mail mit eigener Domain, Kalender, Office-Programme, Cloud-Speicher und Videokonferenzen ab. Die Unterschiede liegen in der Arbeitsweise. Wir vergleichen sie aus Sicht eines Betriebs mit zwei bis zwanzig Leuten.

Der Grundunterschied in einem Satz

Microsoft 365 ist im Kern das bekannte Office-Paket mit Cloud-Diensten drumherum. Google Workspace ist im Kern eine Browser-Anwendung, die von Anfang an für gemeinsames Arbeiten im Netz gebaut wurde.

Daraus folgt vieles andere: Wer täglich mit Word-Vorlagen, Excel-Kalkulationen mit Makros oder Dateien von Kunden und Behörden im Office-Format arbeitet, fühlt sich bei Microsoft meist schneller zu Hause. Wer vor allem gemeinsam an Dokumenten schreibt, viel unterwegs ist und möglichst wenig Software auf den Geräten pflegen will, kommt mit Google oft leichter zurecht.

E-Mail und Kalender

Microsoft 365

Die E-Mail läuft über Exchange Online, gelesen wird meist in Outlook, als Desktop-Programm, im Browser oder auf dem Handy. In den Business-Tarifen nennt Microsoft ein Postfach von 50 GB pro Person. Stärken sind geteilte Postfächer (etwa info@ oder rechnung@) und Ressourcen-Kalender, etwa für Firmenfahrzeuge.

Google Workspace

Hier ist es Gmail mit Ihrer eigenen Domain. Die Oberfläche kennen viele bereits privat, was die Einarbeitung verkürzt. Gemeinsame Adressen lassen sich über Gruppen abbilden.

Für beide gilt: Die E-Mail-Adresse sollte auf Ihrer eigenen Domain laufen, nicht auf dem Namen des Anbieters. Wie das zusammenhängt, erklären wir im Beitrag eigene Domain und E-Mail-Adresse.

Office-Programme und Dokumente

• Microsoft 365: Word, Excel, PowerPoint und Outlook gibt es je nach Tarif als vollwertige Desktop-Programme. Der kleinste Business-Tarif (Business Basic) enthält nur die Web- und Mobil-Versionen, achten Sie bei der Auswahl darauf.
• Google Workspace: Docs, Sheets und Slides laufen im Browser. Mehrere Personen schreiben gleichzeitig im selben Dokument, jede Änderung wird automatisch gespeichert. Office-Dateien lassen sich öffnen und bearbeiten, bei komplexen Formatierungen, Serienbriefen oder Excel-Makros stößt das aber an Grenzen.

Ein Beispiel aus dem Alltag: Ein Steuerbüro, das Excel-Vorlagen mit Makros von Mandanten bekommt, wird mit Google Sheets kaum glücklich. Ein Handwerksbetrieb, bei dem drei Leute im Büro dieselbe Auftragsliste pflegen und die Monteure sie auf dem Handy sehen sollen, kommt mit einer geteilten Tabelle in Google oft schneller ans Ziel.

Speicherplatz und Dateiablage

Bei Microsoft liegen persönliche Dateien in OneDrive, gemeinsame Ablagen in SharePoint, die in Teams als Dateien-Bereich auftauchen. Im Tarif Business Standard nennt Microsoft 1 TB OneDrive-Speicher pro Person. Legen Sie vorher fest, was in welche Ablage gehört, sonst wird es schnell unübersichtlich.

Bei Google gibt es Google Drive mit „Meine Ablage“ und geteilten Ablagen für das Team. Der Speicher wird laut Google als Pool für die ganze Organisation berechnet, im Einstiegstarif Business Starter sind es 30 GB pro Person, in Business Standard 2 TB (Stand: November 2026, laut Preisseite von Google). Gerade der kleine Einstiegstarif ist schnell voll, wenn Fotos von Baustellen oder Scans im Spiel sind.

Wichtig für beide: Cloud-Speicher ist kein Backup. Wird eine Datei versehentlich gelöscht oder von Schadsoftware verschlüsselt, synchronisiert sich der Schaden mit. Wie eine echte Sicherung aussieht, steht in unserem Artikel zur Backup-Strategie 3-2-1.

Videokonferenzen: Teams oder Meet

Microsoft Teams ist mehr als ein Videotool: Chat, Kanäle pro Projekt, Dateiablage und Besprechungen an einem Ort. Wer das konsequent nutzt, braucht für interne Abstimmung kaum noch E-Mails. Microsoft bietet die Business-Pakete inzwischen auch ohne Teams an, in der EU seit 2023. Prüfen Sie beim Kauf, ob Teams in Ihrem Tarif enthalten ist oder getrennt lizenziert werden muss.

Google Meet ist schlanker. Ein Termin im Kalender erzeugt automatisch einen Meet-Link, Gäste nehmen im Browser teil, ohne etwas zu installieren. Für Chat gibt es Google Chat.

Für den typischen Fall, also Kundengespräche per Video und gelegentliche Teambesprechungen, reichen beide.

Verwaltung und Sicherheit

Googles Admin-Konsole gilt als übersichtlicher. Microsoft bietet mehr Stellschrauben, verteilt sie aber auf mehrere Portale.

Unabhängig vom Anbieter sollten Sie direkt beim Einrichten erledigen:

• Zwei-Faktor-Anmeldung für alle Konten erzwingen, nicht nur empfehlen. Mehr dazu im Beitrag Passwortmanager und Zwei-Faktor im Betrieb.
• Mindestens zwei Administratoren festlegen, damit der Zugang nicht an einer Person hängt.
• Ausscheidende Mitarbeiter sauber abmelden: Konto sperren, Postfach und Dateien übergeben, Lizenz freigeben.
• Freigaben nach außen begrenzen, etwa Links „für jeden mit dem Link“ nur bewusst zulassen.

Datenschutz und Rechenzentrumsstandort

Beide Anbieter sind US-Unternehmen, und beide bieten einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO an, den Sie abschließen sollten. Beim Speicherort gibt es Unterschiede:

• Microsoft hat nach eigenen Angaben im Februar 2025 die sogenannte EU-Datengrenze abgeschlossen. Kundendaten der Kerndienste wie Microsoft 365 werden demnach innerhalb der EU und der EFTA gespeichert und verarbeitet.
• Google bietet „Datenregionen“, mit denen sich der Speicherort bestimmter Daten auf Europa festlegen lässt. Laut Google-Hilfe gilt das ab Business Standard, nicht im Einstiegstarif Business Starter. Die Einstellung muss im Admin-Bereich aktiv gesetzt werden.

Ein europäischer Speicherort beantwortet nicht alle Fragen. Datenschutzbehörden diskutieren seit Jahren über den Einsatz von US-Cloud-Diensten. Für die meisten kleinen Betriebe sind beide Anbieter mit ordentlicher Konfiguration vertretbar. Wer besonders sensible Daten verarbeitet, etwa Arztpraxen, Therapeuten oder Anwaltskanzleien, sollte die Entscheidung mit dem Datenschutzbeauftragten oder einem spezialisierten Anwalt abstimmen. Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Allgemeine Hintergründe finden Sie auch in unserem Beitrag Cloud für kleine Unternehmen.

Kosten: worauf Sie achten sollten

Konkrete Preise nennen wir hier bewusst nicht, weil beide Anbieter sie regelmäßig anpassen. Ein paar Punkte gelten aber dauerhaft:

• Beide rechnen pro Person und Monat ab. Fünf Mitarbeiter mit Postfach bedeuten fünf Lizenzen.
• Jahresbindung ist meist günstiger als monatliche Kündbarkeit, bindet Sie aber.
• Rechnen Sie den Tarif, den Sie wirklich brauchen: Desktop-Office, genug Speicher, Datenregion, Teams. Der billigste Tarif fehlt oft genau an einer dieser Stellen.

Entscheidungshilfe

Der Umstieg: so gehen Sie vor

1. Bestand aufnehmen: Welche Postfächer, Adressen, Weiterleitungen und Kalender gibt es? Wo liegen Dateien heute?
2. Testphase nutzen: Beide Anbieter bieten Testzeiträume. Probieren Sie mit zwei Personen echte Alltagsaufgaben aus, nicht nur die Demo.
3. Domain verbinden: Die Inhaberschaft der Domain wird per DNS-Eintrag bestätigt. Dafür brauchen Sie Zugang zur Domainverwaltung.
4. Daten übertragen: Beide Anbieter haben Werkzeuge, um E-Mails aus alten Postfächern per IMAP zu übernehmen. Kalender und Kontakte gehen meist per Export und Import.
5. E-Mail umschalten: Erst wenn alles bereit ist, werden die MX-Einträge der Domain auf den neuen Anbieter gesetzt. Zusätzlich sollten SPF, DKIM und DMARC eingerichtet werden, damit Ihre Mails nicht im Spam landen.
6. Geräte einrichten und kurz schulen: Handys, Laptops, Drucker mit Scan-to-Mail.
7. Altes Konto nicht sofort kündigen: Lassen Sie es einige Wochen parallel laufen, falls etwas fehlt.

Planen Sie den Wechsel in eine ruhigere Phase und nicht direkt vor einen Jahresabschluss oder die Hauptsaison.

Was Mousewerk übernehmen kann

Wir helfen kleinen Betrieben in Kassel und Nordhessen bei der Auswahl, richten Microsoft 365 oder Google Workspace mit sicheren Grundeinstellungen ein, übernehmen den Umzug der Postfächer und kümmern uns um DNS, Zwei-Faktor und Backup. Auf Wunsch betreuen wir die Umgebung auch danach. Mehr dazu auf unserer Seite zum IT-Support in Kassel.

Sie sind unsicher, welches Paket zu Ihrem Betrieb passt? Im kostenlosen Erstgespräch klären wir das gemeinsam anhand Ihrer tatsächlichen Arbeitsweise.